Focus association
Soirées étudiantes, mode d'emploi
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Valère Massaguer , 13 avril 2005
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Quelles sont les démarches administratives à effectuer pour organiser une soirée ? Quelles sont les mesures de sécurité à ne surtout pas négliger ? Ou encore, comment optimiser au maximum sa communication ? Autant de questions qui viennent à l'esprit lorsqu'il s'agit de mettre sur pied un événement qui rassemblera des centaines d'étudiants autour du thème de la fête. Du concept de la soirée – open bar, gala habillé, soirée ouverte à tous les étudiants ou seulement à ceux de l'école – au type de financement en passant par le plan de communication, les formules proposées sont multiples et demandent une certaine faculté d'adaptation. Cependant, certains aspects de logistique ne sauraient être écartés. Il vous faudra, en effet, si vous désirez organiser une soirée dans une salle autre qu'une discothèque, obtenir certaines autorisations :
– doyen et président de l'université (ou de l'école) pour l'utilisation d'un débit temporaire de boissons ;
– mairie et préfecture pour l'ouverture tardive (officiellement 3 heures du matin) ;
– déclaration de la manifestation à la police avec demande éventuelle de passage lors de la soirée.
LA MUSIQUE. Une soirée sans musique ? Peut-être sur une autre planète. Dans ce cas, faites une demande auprès de la Sacem, la société de gestion collective des droits d'auteur pour la musique.– Demandez un dossier et retournez-le cinq jours avant la manifestation ;
– dix jours après la manifestation, renvoyez le dossier d'état des recettes et des dépenses ainsi que le programme exact des oeuvres jouées ou diffusées, ou bien l'attestation de séance. Il est à noter que la Sacem est représentée régionalement ;
– la part à reversée à la Sacem est calculée selon les modalités suivantes : 8,8% des entrées et 4,4% des recettes boissons et autres. Il faut rajouter à cela la TVA, de 5,5%, et la Sécurité sociale des auteurs, à 1%.
LA SÉCURITÉ. En ce qui concerne la sécurité, l'organisation des soirées étudiantes obéit à la loi dite «Un agent pour cent personnes». Si vous avez l'intention de lancer un événement dans une salle neutre, il vous faudra certainement faire appel à une société privée. Pour les établissements de nuit, la sécurité est prise en charge par le lieu même. Il est cependant impératif d'établir un dossier pour la commission de sécurité. Il doit être remis quinze jours au moins avant la manifestation à l'attention du maire avec :– la nature de la manifestation et sa durée ;
– la description précise de toutes les installations ;
– les plans des lieux et la mention des portes utilisées pour les accès ;
– le calcul des unités de passage ;
– le calcul de la capacité d'accueil de la salle.
L'ALCOOL. Sans alcool, la fête est plus folle ? Ce slogan faisant peu autorité dans la population étudiante, s'offriront à vous plusieurs possibilités. Les boîtes de nuit et les discothèques détiennent la licence. Toutefois, s'il s'agit de mettre en place une soirée dans un lieu autre, une licence de débit temporaire de boissons est indispensable. Elle permet de vendre de façon exceptionnelle pour une manifestation les boissons alcoolisées selon une répartition bien définie :– groupe I : boissons sans alcool ;
– groupe II : boissons alcoolisées (boissons fermentées non distillées) ;
– groupe III : vins doux ;
– groupe IV : rhums, tafia, alcools distillés, liqueurs édulcorées ;
– groupe V : autres boissons alcoolisées.
Demandez la licence à votre mairie. Une fois complétée et envoyée, la mairie vous retourne l'autorisation. Vous devez ensuite vous rendre aux douanes pour acheter la licence.
LA SALLE. Maintenant, trouver la salle. A titre indicatif :– La Loco, boulevard de Clichy, dans le XVIIIe. Un soir de semaine, location des trois étages (1 800 personnes) : 7 500 €. Pour un vendredi soir, location d'une salle (500 personnes) personnel compris (ingénieurs lumière, sécurité...) : 3 500 €.
– Le Wagg, rue Mazarine, dans le VIe. Location pour un soir de la semaine (400 personnes) : 3 500 €.
– Chez Régine, le lundi et le mardi : 5 000 €. Le mercredi : 6 000 €.
Autres conseils pratiques : il est bien de faire en sorte que 40 à 60% de l'effectif de la salle couvrent le budget de la soirée. En matière de planning, les gros événements se préparent trois à quatre mois à l'avance. Pour les événements de plus faible envergure, un mois est suffisant. Surtout, pensez à ne pas empiéter sur des vacances, des week-ends prolongés, des partiels ou des soirées concurrentes. Concernant la communication, au-delà des moyens classiques (flyers, tracts, affiches, sites Internet...), il est souvent intéressant de passer par la presse. De la presse spécialisée (Le Figaro étudiant, par exemple) aux différents gratuits (Métro, 20 Minutes), votre démarche se traduira par de l'espace dans le journal en échange de visibilité du logo sur vos supports de communication.
Sacem, 225, av. Charles-de-Gaulle 92528 Neuilly-sur-Seine Cedex. Tél. : 01.47.15.47.15 ou www.sacem.fr.
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